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Integración de Microsoft Dynamics CRM 2011 con SharePoint Server 2010 Enterprise

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Una vez instalado y configurado nuestro servidor Sharepoint Server 2010 y Nuestro Dynamics CRM 2011, llega el momento de configurarlo para que pueda almacenar los documento clasificados por Entidades o por Procesos. Como ya mencionamos en nuestro artículo "Instalación y Configuración de SharePoint Server 2010 Enterprise" es necesario instalar otros elemento y configurar la relación entre ambos componentes.

Algunos aspectos a tener en cuenta antes de instalar.

Debemos tener claro en que Web Application, Site Collection (colección de sitios) y sitio estaremos alojando las librerías documentales que utilizará Dynamics CRM. En caso de que no haya creado ningúno de estos elementos, lea nuestro artículo "Creación de Web Applicaction y Site Collection en Microsoft Sharepoint Server 2010". En nuestro caso hemos creado una nueva aplicación web http://vwserver64:8020 en una colección llamada CrmDocs.
 
Podemos utilizar alguna ya existente o en su defecto crear una nueva web application y un nueva colección de sitios (site collection) para este propósito.  Esto depende de las necesidades y preferencias de cada uno. En mi caso, preferí separar todo en una nueva web application con una nueva colección de sitios.
 
Puedes crear una nueva web application separada y luego un nueva colección de sitios, desde la Administración Central, a través de "Application Management.". Debemos ser administradores de la colección de sitios de SharePoint para poder instalar los Dynamics CRM 2011 List Components.
 
Si la ejecución de scripts de PowerShell está restringida (por defecto, lo está) en el servidor de SharePoint precisaremos habilitarla y para ello, debemos hacerlo con una cuenta de administrador a nivel de granja (farm administrator).
 
Para que finalmente la integración funcione, el application pool de CRM (CRM App Pool por defecto)
debe estar corriendo con una cuenta que tenga acceso al sitio o la colección de sitios de SharePoint donde se
alojarán los documentos. 

Extraemos el componente de lista para Microsoft SharePoint Server 2010

Microsoft Dynamics CRM Lista de componentes para Microsoft SharePoint Server 2010 es un archivo de paquete de solución de SharePoint Server ( *.wsp) que debe instalarse ( subido y activado ) en la colección de sitios de SharePoint Server en el servidor de SharePoint Server 2010 de destino para permitir lo siguiente:
  1. Ver documentos que se almacenan en el servidor de SharePoint Server 2010 en una vista de lista de Microsoft Dynamics CRM.
  2. Creación automática de las ubicaciones de los documentos en el servidor de SharePoint Server 2010.
Para instalar el componentes debemos desccargarlos desde el panel de Administración de documetos - Instalar componentes de lista. Este link nos llevará a la página correspondiente de Microsoft para descargar el archivo CRM2011-SharePointList2010-ESN-amd64.exe.
 
 
Una vez descargado lo desplazamos al servidor donde está instalado SharePoint Server 2010 y lo ejecutamos

Configurar la integración

A continuación se describirán los pasos más importantes necesarios para lograr esta configuración:
 
Instalar Microsoft Dynamics CRM 2011 List Component for Microsoft SharePoint Server 2010.
 
  1. Extraer el paquete a una carpeta en el disco.
  2. El siguiente paso consiste en agregar la extensión .htc a la lista de extensiones permitidas en Sharepoint 2010.
  3. Para esto tenemos un script que viene en el paquete [AllowHtcExtn.PS1] que dxeebemos ejecutarlo con PowerShell, de la siguiente manera:
 
> & "<ruta>\AllowHtcExtn.ps1" http://<servidorsharepoint>
 
Donde ‘<ruta>’ es la ruta complete de la carpeta donde se extrajo el paquete y ‘<servidorsharepoint>’ es la ruta del servidor Sharepoint 2010
En nuestro caso desde la Windows + R (Ejecutar) hemos tecleado este comando:
 
powershell "C:\Users\Administrator\Downloads\AllowHtcExtn.ps1" http://vwserver64:8020

Si la ejecución es satisfactoria deberia aparecer esta pantalla


Puede que no esté habilitada la ejecución de scripts (de hecho, esa es paradójicamente la configuración por defecto). Con el comando 'Get-ExecutionPolicy' podemos saber el nivel de restricción que está aplicando.
El nivel menos restrictivo es 'Unrestricted' y podemos setearlo a través del comando 'Set-ExecutionPolicy Unrestricted' .
 

Set-ExecutionPolicy Unrestricted

El usuario con el que ejecutamos el comando debe ser adminstrador de la farm (granja) de Sharepoint, de lo contrario, podemos obtener el siguiente error:
 
Cannot access the local farm. Verify that the local farm is properly configured, currently available, and that you have the appropriate permissions to access the database before trying again...

El siguiente paso es habilitar el Manejador de archivos para nuestra Web Application (Aplicación Web) dentro de la parte general de Administración de Aplicaciones Web de SharePoint Server. 

Marcando nuestra aplicación web (dynamicsdocs), click en Configuración General - Configuración General para modificar solo la aplicación que tenemos seleccionada tal y como muestra la imagen inferior

Buscamos el parámetro Manejador de Archivos y lo marcamos como Permisivo.

Esto hará mas compatible la experiencia del usuario en la aplicaciónweb.

Ahora toca instalar la solución WSP que venia en el paquete cuando descomprimimos el CRM2011-SharePointList2010-ESN-amd64.exe que es el archivo crmlistcomponent.wsp. Para ello tenemos que desplazarnos a nuestra aplicacion a la direccion http://vwserver64:8020 y realizar una serie de pasos en la configuración..

En la configuración marcamos, Soluciones.

Muy importante que cuando se abra la pantalla de soluciones el Menu Ribbon de arriba no aparece hasta que no hagamos click en la zona donde se verán las soluciones cargadas.

El cuadro de diálogo para cargar el archivo aparecerá de forma modal y podremos dirigirnos a la carpeta donde está el archivo de la solución.

Una vez que se carga, aparece la ventana con la información de la solucióny el botón Activar. Hay que pulsarlo para que se active la solución y aparezca en el panel de soluciones como activada, tal y como apoarece en la imagen inferior.

 Configurar  la Administración de documentos en Microsoft Dynamics CRM 2011

Ya instalados los componentes de lista de sharepoint como hemos descrito, podemos configurar la integración desde nuestro Microsoft Dynamics CRM 2011. Para ello, realizaremos los siguientes pasos:

En el Area de trabajo de nuestra organización vamos a Configuración - Administración de documentos y pulsamos sobre la opción Sitios de SharePoint. Como no tenemos ninguno configurado seleccionamos Nuevo.

Después de introducir los datos de Nombre y Descripción hay que fijarse muy bien en la introducción de la URL, puesto que es muy importante introducir el "/" al final para que reconozca la URL correctamente. De lo contrario saldrá un error de que no reconoce la URL. Ademas no es necesari que le pongamos el mismo nombre que el que tiene en SharePoint, pero si muy recomendable para establecer una asociación entre ambas plataformas.

Una vez Aceptado el cuadro de diálogo que aperece, se activa el botón "Validar

Una vez validada aparecen los datos de validación del Sitio Sharepoint poara nuestro Dynamisc CRM debajo del mismo formulario. Para salir pulsamos en Guardar y Cerrar.

Que Entidades pueden compartir esos documentos?

Nos dirigimos en el Area de trabajo, Configuración - Administración de documentos y seleccionamos Configuración de administración de documentos para marcar las entiidades que pueden utilizar la integración.

Cuando abrimos la ventana, aparecen las entidades por defecto que tienen activada esta característica que son: Cuentas, Articulos, Contactos, Opportunidades, Productos y Ventas. Nosotros hemos aprovechado nuestra entidad llamada "Gastos" para que también utilice esta integración. No obstante una vez que estén configurada tambien desde cualquier otra entidad puedo activar que utilice la compartición de documentos.
Al pulsar siguiente debemos elegir como queremos que se organice la estructura de librerías documentales dentro de Sharepoint. Tenemos dos opciones:
 
Basado en una entidad en particular [Cuenta| [Contacto]
Ejemplo:  Una ruta para un Gasto llamado "Gasto de Viaje" relacionada se crearía una carpeta en Sharepoint tal como: http://<sharepointserver>/new_gastos/<nombre del gasto>/<documento del gasto>
 
No basado en una entidad
Ejemplo; basado en el ejemplo anterior sería
 
http://<sharepointserver>/new_gastos
 
Esta selección habrá que hacerla en cuestión de lo que se desee; aunque la segunda crea menos problemas de busquedas y mejor centralización de los documentos de una entidad. Es por ello que NO hemos marcado "Basado en Entidad"
 
Ya solo quedará probar en una entidad en concreto, por ejemplo la nuestra poersonalizada de Gastos, en la que un usuario podrá adjuntar sus ticket de gastos o cualquier documento relacionado con el mismo.
 
Muestra de un documento adjuntado a un gasto y la relación de acciones que se pueden realizar en el.

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Fuente: 

Centro Práctico de LEMURSOLUTION & Knowledge Base de Microsoft Dynamics

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